1. Общие положения
1.1. Настоящий документ определяет политику ООО «НПП «БЛОК» (далее – Организация) в отношении обработки персональных данных работников и клиентов Организации, а также реализации требований к защите персональных данных (далее по тексту - Положение) в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, Конституции Российской Федерации, Гражданского кодекса Российской Федерации Федерального закона РФ от 27.07.2006 г. №152-ФЗ "О персональных данных"; Федерального закона РФ от 27.07.2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и других нормативных актов, действующих в сфере защиты персональных данных.
1.2. Цель разработки Положения — определение порядка сбора, обработки и защиты персональных данных в отношении работников, клиентов и контрагентов Организации, обеспечения защиты их прав и свобод при обработке персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.
1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором Организации и действует бессрочно до замены его новым Положением;
1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом Генерального директора Организации
1.4. Все работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под подпись.
1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Организации, для некоторых персональных данных срок и режим конфиденциальности устанавливается трудовым договором с работником Организации если иное не определено законом.
1. Основные понятия и состав персональных данных
2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
– субъект персональных данных – физическое лицо, которое прямо или косвенно определено или определяемо с помощью персональных данных;
– персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу;
– оператор персональных данных - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных;
– обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
– конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенным ответственным лицом, получившим доступ к персональным данным субъекта персональных данных, требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или иного законного основания;
– автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
– неавтоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, в ходе которой использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных каждого из субъектов персональных данных, осуществляется при непосредственном участии человека;
– распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц, в том числе обнародование персональных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
– использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;
– блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных, в том числе их передачи (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
– уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
– обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
– общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта персональных данных или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;
– информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
– документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
3. Принципы обработки персональных данных
3.1. Оператор в ходе обработки персональных данных руководствуется следующими принципами:
3.1.1. обработка персональных данных осуществляется на основании действующего законодательства РФ;
3.1.2. обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
3.1.3. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
3.1.4. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных;
3.1.5. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3.1.6. Цель обработки персональных данных:
3.1.6.1 Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником своих трудовых функций. Оператор (работодатель) для этой цели запрашивает у работника общие персональные данные: фамилию, имя, отчество, дату, месяц и год рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессию; специальные категории персональных данных: состояние здоровья, сведения о судимости; биометрические персональные данные: фото в бумажном и электронном виде.
3.1.6.2 Персональные данные, предоставленные работником, обрабатываются автоматизированным и без использования средств автоматизации способами. Оператор (работодатель) не принимает, не снимает и не хранит копии личных документов работников. Документы, которые работник предъявляет оператору (работодателю) для хранения в оригинале (справки, медицинские заключения и пр.), хранятся в личном деле работника в течение 50 лет после расторжения с работником трудового договора.
3.1.6.3 После истечения срока нормативного хранения документов, которые содержат персональные данные работника, документы подлежат уничтожению. Для этого работодатель создает экспертную комиссию и проводит экспертизу ценности документов. В ходе проведения экспертизы комиссия отбирает дела с истекшими сроками хранения и по итогам отбора составляет акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. После чего документы измельчаются в шредере. Персональные данные работников в электронном виде стираются с информационных носителей, либо физически уничтожаются сами носители, на которых хранится информация.
4. Субъекты и состав персональных данных
4.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных в соответствии с настоящим Положением в отношении следующих категорий субъектов персональных данных (физических лиц):
– работники Оператора;
– клиенты Оператора.
4.2. Оператор осуществляет обработку следующих категорий персональных данных:
4.2.1 Для работников Организации:
– данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
– данные, содержащиеся в трудовой книжке работника (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам);
– данные, содержащиеся в страховом свидетельстве государственного пенсионного страхования;
– данные, содержащиеся в документах воинского учета;
– сведения об образовании, квалификации и специальных знаний работника;
– информация о состоянии здоровья работника (если данная информация относится к возможности выполнения трудовой функции);
- информация о семейном положении и фактическом месте жительства;
– контактные адреса и телефоны;
– номер банковской карты, расчетного счета;
– иные документы, предусмотренные трудовым законодательством РФ.
Работник Организации предоставляет в отдел кадров Организации или третьему лицу на договорной основе осуществляющему кадровое сопровождение достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.
4.2.2. Для клиентов Организации:
– Фамилия, имя, отчество;
– ИНН;
– год, месяц и дата рождения;
– адрес регистрации и/или фактического проживания;
– контактный телефон;
– адрес электронной почты.
5. Обработка персональных данных
5.1. Персональные данные субъектов персональных данных получаются только лично от субъектов. Получение персональных данных осуществляется путем:
– заполнения работником Организации Анкеты на бумажном носителе и предоставления им документов, указанных в п.4.2.1. Работник Оператора дает письменное согласие на обработку его персональных данных.
– заполнения специально разработанной Формы на сайте оператора (для клиентов Организации).
Подписывая Форму, Субъект персональных данных дает оператору письменное согласие на обработку его персональных данных и подтверждает свою дееспособность.
5.1.1. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
– наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
– цель обработки персональных данных;
– перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
– перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
– срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
5.2. Обработка персональных данных может осуществляться оператором в информационной системе с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, а также на бумажных носителях.
5.3. Решения, порождающие юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, не принимаются Оператором на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных.
5.4. В случае намерения принять подобное решение на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных, необходимо получение Оператором согласия субъекта персональных данных в письменной форме с обязательным разъяснением порядка принятия решения, его возможных юридических последствий, возможности заявить возражения против такого решения, а также порядка защиты субъектом персональных данных своих прав и законных интересов.
5.5. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:
– осуществляется с согласия субъекта персональных данных (за исключением обработки на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя);
– обработка необходима для установления, изменения и прекращения трудовых взаимоотношений между оператором и работником;
– обработка необходима для исполнения сделки, стороной которого либо выгодоприобретателем по которой является субъект персональных данных, а также для заключения/исполнения сделки по инициативе субъекта персональных данных или сделки, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем;
– обработка необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
– обработка необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
– обработка необходима для поддержания контактов с субъектами персональных данных;
– обработки персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
6. Права субъекта персональных данных
6.1. Субъект персональных данных вправе:
6.1.1. получать от Оператора информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
6.1.2. требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
6.1.3. требовать от Оператора прекращения обработки персональных данных путем осуществления прямых контактов с помощью средств связи;
6.1.4. обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
7. Конфиденциальность персональных данных
7.1. Информация, относящаяся к персональным данным, доступ к которой получен Оператором или иными лицами в установленном законом порядке, не подлежат разглашению третьим лицам без согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
7.2. Сотрудники Оператора и иные лица, получившие доступ к персональным данным и осуществляющие их обработку, подписали обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, а также предупреждены о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности, в случае нарушения норм и требований действующего законодательства РФ в области обработки персональных данных.
8. Меры по обеспечению безопасности персональных данных
8.1. Оператор принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных ФЗ РФ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.
8.2. Оператор определяет тип угроз безопасности и уровень защищенности персональных данных, которые хранятся в информационных системах, и предпринимает меры по защите информации.
Угрозы защищенности персональных данных
Угрозы 1-го типа. В системном программном обеспечении информационной системе есть функциональные возможности программного обеспечения, которые не указаны в описании к нему либо не отвечают характеристикам, которые заявил производитель. И это потенциально может привести к неправомерному использованию персональных данных.
Угрозы 2-го типа. Потенциальные проблемы с прикладным программным обеспечением – внешними программами, которые установлены на компьютерах работников.
Угрозы 3-го типа. Потенциальной опасности ни от системного, ни от программного обеспечения нет.
Уровни защищенности персональных данных
1-й уровень защищенности. Если оператор (работодатель) отнес информационную систему к 1-вому типу угрозы или если тип угрозы 2-й, но оператор (работодатель) обрабатывает специальные категории персональных данных более 100 тысяч физических лиц без учета работников.
2-й уровень защищенности. Если тип угрозы 2-й и работодатель обрабатывает специальные категории персональных данных менее чем 100 тысяч физических лиц или любые категории персональных данных более чем 100 тысяч физических лиц или при 3-м типе угрозы оператор (работодатель) обрабатывает специальные категории данных более чем 100 тысяч физических лиц.
3-й уровень защищенности. Если при 2-м типе угрозы оператор (работодатель) обрабатывает общие персональные данные работников или менее чем 100 тысяч физических лиц или при3-м типе угрозы работодатель обрабатывает специальные категории персональных данных работников или менее чем 100 тысяч физических лиц или при 3-м уровне угрозы работодатель обрабатывает биометрические персональные данные или при 3-м типе угрозы работодатель обрабатывает общие персональные данные более чем 100 тысяч физических лиц.
4-й уровень защищенности. Если при 3-м типе угрозы работодатель обрабатывает только общие персональные данные работников или менее чем 100 тысяч физических лиц.
8.3. При 4-м уровне защищенности персональных данных работодатель:
- обеспечивает режим безопасности помещений, в которых размещаете информационную систему;
- обеспечивает сохранение носителей информации;
- утверждает перечень работников, допущенных до персональных данных;
- использует средства защиты информации, которые прошли оценку соответствия требованиям закона в области обеспечения безопасности информации.
8.4. При 3-м уровне защищенности персональных данных, дополнительно к мерам, перечисленным в п.8.3 настоящего Положения, оператор (работодатель) назначает ответственного за обеспечения безопасности персональных данных в информационной системе.
8.5. При 2-м уровне защищенности персональных данных, дополнительно к мерам, перечисленным п.8.3 и 8.4 настоящего Положения, оператор (работодатель) ограничивает доступ к электронному журналу сообщений, за исключением работников, которым такие сведения необходимы для работы.
8.6. При 1-м уровне защищенности персональных данных, дополнительно к мерам, перечисленных в п.8.3 – 8.5 настоящего Положения, оператор (работодатель):
- обеспечивает автоматическую регистрацию в электроном журнале безопасности изменения полномочии работников по допуску к персональным данным в системе;
- создает отдел, ответственных за безопасность персональных данных в системе, либо возлагает такую обязанность на один из существующих отделов работодателя (оператора).
8.7. В целях защиты персональных данных на бумажных носителях оператор (работодатель):
- приказом назначает ответственного за обработку персональных данных;
- ограничивает допуск в помещения, где хранятся документы, которые содержат персональные данные работников;
- хранит документы, содержащие персональные данные работников в шкафах, запирающихся на ключ;
- хранит трудовые книжки работников в сейфе (при наличии отдела кадров – в сейфе в отделе кадров).
8.8. В целях обеспечения конфиденциальности документы, содержащие персональные данные работников, оформляются, ведутся и хранятся только работниками отдела кадров, бухгалтерии и службы охраны труда работодателя.
8.9. Допуск к документам, содержащим персональные данные работников, внутри организации осуществляется на основании Регламента допуска работников к обработке персональных данных.
8.10. Работники отдела кадров, бухгалтерии и службы охраны труда оператора (работодателя), допущенные к персональным данным работников, подписывают обязательства о неразглашении персональных данных. В противном случае до обработки персональных данных работников не допускаются.
8.11. Передача персональных данных по запросам третьих лиц, если такая передача прямо не предусмотрена законодательством РФ, допускается исключительно с согласия работника на обработку персональных данных в части их предоставления или согласия распространения персональных данных.
8.12. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников, по телефону, в связи с невозможностью идентификации лица, запрашивающего информацию, запрещается.
8.13. В частности, Оператором принимаются следующие меры по обеспечению по обеспечению безопасности персональных данных:
– назначается ответственное за обработку персональных данных должностное лицо (лица);
– данное Положение размещается на Интернет-сайте Оператора;
– утверждаются другие локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ в сфере обработки персональных данных, устранение последствий таких нарушений;
– применяются достаточные правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
– осуществляется внутренний контроль на предмет соответствия обработки персональных данных Федеральному закону РФ "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, Положению и иным локальным актам Оператора в сфере обработки персональных данных;
– осуществляется ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников.
9. Ответственность за разглашение информации, содержащей персональные данные
9.1. Оператор несет ответственность за разработку, введение и действие соответствующих требованиям законодательства норм, регламентирующих обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных.
9.2. Сотрудники Оператора несут персональную ответственность за соблюдение норм, регламентирующих обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных. Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к документам, содержащим персональные данные субъекта персональных данных, несет персональную ответственность за данное разрешение.
9.3. Работники Оператора, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных субъекта персональных данных, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.